NAAM VAN DE VERENIGING
Artikel 1.
De vereniging kan ook genoemd worden “Heerlense SV” of “Schaakclub Heerlen” of kortweg “Heerlen”.
AANMELDING EN TOELATING ALS LID.
Artikel 2.
1. Ieder die wenst toe te treden als lid, geeft dit te kennen aan de secretaris.
2. Het lidmaatschap wordt geacht in te gaan op de eerste dag van de maand waarin de aanmelding plaatsvindt, indien de aanmelding geschiedde vóór de 16e dag van die maand; bij aanmelding op of ná de 16e dag van die maand, wordt het lidmaatschap geacht in te gaan op de eerste dag van de maand volgende op die van aanmelding.
LEDENREGISTER.
Artikel 3.
1. In het ledenregister van de vereniging worden minimaal zodanige gegevens opgenomen, dat hieruit te allen tijde de van de leden te heffen contributie kan worden afgeleid. Elke wijziging moet zo spoedig mogelijk aan de secretaris ter kennis worden gebracht.
CONTRIBUTIES.
Artikel 4.
1. Op grond van het bepaalde in artikel 12 lid 1 van de statuten stelt de algemene vergadering jaarlijks de hoogte van de door de leden verschuldigde contributie vast.
De vereniging kent de volgende categorieën van leden waarvoor de contributie verschillend kan worden vastgesteld:
a. Leden
Hiermee worden allen aangeduid, die op de eerste dag van het desbetreffende
verenigingsjaar 20 jaar of ouder zijn;
b. Jeugdleden
Hiermee worden allen aangeduid, die op de eerste dag van het desbetreffende
verenigingsjaar jonger zijn dan 20 jaar.
De leden en jeugdleden worden voorts onderscheiden in:
. Actieve KNSB-leden
Deze leden nemen actief deel aan de verenigingsactiviteiten en zijn ingeschreven als
lid van de KNSB;
. Niet-actieve KNSB-leden
Deze leden hebben aan het bestuur te kennen gegeven niet aan de verenigings-
activiteiten te zullen c.q. te kunnen deelnemen, zulks onder handhaving van het
lidmaatschap van de KNSB;
. Actieve niet-KNSB-leden
Deze leden hebben aan het bestuur te kennen gegeven, dat zij niet (meer) als lid van
de KNSB ingeschreven willen worden resp. zijn; zij nemen evenwel actief deel aan die
activiteiten van de vereniging, waarvoor het lidmaatschap van de KNSB niet is vereist.
2. Lid van de KNSB in de zin van lid 1 van dit artikel zijn de leden, wiens naam als zodanig zijn opgenomen in het OLA-register van de Koninklijke Nederlandse Schaakbond.
3. De leden zijn gehouden de door hen verschuldigde contributie vóór 1 oktober van het lopende seizoen te voldoen.
4. De betaling van de contributie geschiedt door overschrijving van het bedrag op de clubrekening NL35 RBRB 8842 0205 32 ten name van “Heerlensche Schaakvereeniging” te Heerlen.
BESTUURSVERKIEZING.
Artikel 5.
1. Bestuursleden worden door de algemene vergadering uit de leden gekozen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Deze stemming dient schriftelijk te geschieden.
2. Schriftelijke stemming geschiedt door middel van ongetekende gesloten briefjes. Stembriefjes die niet of onduidelijk zijn ingevuld, dan wel zijn ondertekend, namen van niet voor verkiezing in aanmerking komende personen, of een niet ter zake dienende toevoeging bevatten, zijn ongeldig en worden evenals blanco stemmen bij de berekening van het aantal uitgebrachte stemmen buiten beschouwing gelaten.
3. Indien bij de eerste stemming voor een voorzitter of één of meer andere bestuursleden geen volstrekte meerderheid wordt behaald, heeft een herstemming plaats tussen hen, die de hoogste aantallen stemmen verkregen. Het aantal personen dat voor herstemming in aanmerking kan komen, bedraagt het tweevoud van het aantal beschikbare plaatsen. Bij drie of meer personen wordt geloot wie voor herstemming in aanmerking komt. Bij herstemming is degene die de meeste stemmen heeft verworven, gekozen.
4. Stemgerechtigd zijn de leden en de wettelijke vertegenwoordigers van de jeugdleden. Een wettelijke vertegenwoordiger kan zoveel stemmen uitbrengen als het aantal jeugdleden dat hij/zij vertegenwoordigt.
BESTUUR.
Artikel 6.
1. Functies waarmee in ieder geval een bestuurslid moet worden belast, zijn die van secretaris en penningmeester.
2. Bij tussentijds aftreden of overlijden van een bestuurslid, wordt door de overige bestuursleden een hunner aangewezen om de functie van het afgetreden of overleden bestuurslid over te nemen. Het bestuur dient binnen een redelijke termijn een bijzondere algemene vergadering bijeen te roepen om in de ontstane vacature te voorzien.
3. De taak van het bestuur is, leiding te geven bij het nastreven van het doel van de vereniging, alsmede de middelen van de vereniging te beheren. Het bestuur draagt in het bijzonder zorg voor de naleving van de statuten en reglementen, alsmede de uitvoering van genomen besluiten.
4. Het bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter dit nodig acht, dan wel de meerderheid van het bestuur de wens daartoe aan de voorzitter te kennen geeft, maar tenminste éénmaal per kwartaal.
Alle bestuursvergaderingen worden gehouden op een in onderling overleg vastgestelde plaats en tijd.
5. In de vergadering van het bestuur kunnen geen besluiten worden genomen, wanneer niet minstens de helft van het bestuur aanwezig is. In de vergadering heeft ieder bestuurslid één stem. Bij mondeling stemmen brengt de voorzitter het laatst zijn stem uit; staken de stemmen, dan geeft zijn stem de beslissing.
VOORZITTER.
Artikel 7.
1. De voorzitter leidt alle algemene en bestuursvergaderingen. Hij heeft het recht bij discussies een beperkte spreekduur vast te stellen, een spreker erop te attenderen wanneer deze buiten de orde gaat en bij herhaling door dezelfde spreker, deze het woord te ontnemen. Hij heeft het recht discussies te onderbreken om een voorstel van orde in te dienen. Over dit voorstel wordt onmiddellijk gestemd, zonder dat hiervoor discussie wordt toegelaten. Samen met de betrokken bestuursleden ondertekent hij, na goedkeuring door de algemene vergadering, de notulen, het jaarverslag, de begroting en het financieel verslag. Tevens ondertekent hij, na goedkeuring door het bestuur, tezamen met de notulist de notulen van de bestuursvergaderingen.
SECRETARIS.
Artikel 8.
1. De secretaris voert de briefwisseling. Hij houdt van de uitgaande stukken een afschrift. Hij brengt de ingekomen stukken ter kennis van de overige leden van het bestuur, schrijft de vergaderingen uit, maakt de notulen van de vergaderingen en brengt op de jaarlijkse algemene vergadering schriftelijk verslag uit van de gang van zaken in het afgelopen verenigingsjaar. Voorts heeft hij de zorg voor het archief.
2. De secretaris houdt het ledenregister bij en draagt zorg voor het tijdig opgeven aan de KNSB van de daarvoor in aanmerking komende mutaties in het ledenbestand.
PENNINGMEESTER.
Artikel 9.
1. De penningmeester beheert de geldmiddelen. Op de algemene vergadering brengt hij schriftelijk verslag uit omtrent de financiële toestand van de vereniging. Hij maakt hiertoe jaarlijks een balans en een rekening van baten en lasten op.
2. Ten name van de vereniging bestaat een rekening bij de Regiobank.
3. Voor geldelijke nadelen, ontstaan door onachtzaamheid of nalatigheid is de penningmeester persoonlijk aansprakelijk.
4. Jaarlijks stelt de penningmeester een begroting op, welke na vaststelling door het bestuur ter goedkeuring aan de algemene vergadering wordt aangeboden.
5. De penningmeester zorgt voor de inning van de contributies.
6. Bij tussentijds aftreden of overlijden van de penningmeester moet een controle door het bestuur plaatsvinden.
KASCOMMISSIE.
Artikel 10.
1. De boeken en bescheiden van de penningmeester worden jaarlijks voordat de algemene vergadering plaatsvindt, gecontroleerd en voor gezien getekend door de commissie bedoeld in artikel 8 lid 2 van de statuten, hierna aan te duiden als Kascommissie. De penningmeester is verplicht alle boeken en bescheiden voor een reglementaire controle ter beschikking te stellen aan degenen die met deze controle zijn belast.
2. De Kascommissie stelt een schriftelijk verslag op van haar bevindingen en doet dit toekomen aan de voorzitter; deze brengt het verslag ter kennis van de algemene vergadering. Goedkeuring van dit verslag door de algemene vergadering geldt voor de penningmeester en voor het bestuur als volledige decharge voor het gevoerde financiële beleid en beheer.
3. De Kascommissie stelt tussentijds een controle in wanneer het bestuur dit wenst. Een controle kan ook worden uitgeoefend door twee bestuursleden na machtiging door de voorzitter.
4. Tijdens de algemene vergadering treedt het langstzittende lid van de Kascommissie af. Door de leden wordt een nieuw lid voor de Kascommissie gekozen voor de periode van twee jaar. Zodoende bestaat de Kascommissie altijd uit een eerstejaars en een tweedejaars lid.
5. Bestuursleden kunnen nooit deel uitmaken van de Kascommissie.
6. Indien de algemene vergadering dit wenst, kan een reserve-kascommissielid voor een jaar benoemd worden.
AFGEVAARDIGDE LISB.
Artikel 11.
Jaarlijks wordt een der bestuursleden der vereniging door het bestuur uit haar midden aangewezen als afgevaardigde, alsmede een der bestuursleden als plaatsvervangend afgevaardigde naar de vergaderingen van de Limburgse Schaakbond (LiSB).
LEIDER VAN DE INTERNE COMPETITIE.
Artikel 12.
De competitieleider, door het bestuur als zodanig benoemd, is belast met de regeling van de interne competitie. Hij oefent toezicht uit op de juiste naleving van het wedstrijdreglement en brengt in de jaarlijkse algemene vergadering verslag uit.
TEAMLEIDERS.
Artikel 13.
1. De algemene vergadering die plaatsvindt vóór aanvang van het competitieseizoen, wijst voor ieder team dat deelneemt aan de competitie van de Limburgse Schaakbond c.q. de Koninklijke Nederlandse Schaakbond een teamleider aan.
2. De teamleider van elk team draagt zorg voor tijdige oproeping van de spelers en voor het vervoer van de spelers. Hij lost eventuele geschillen op die zich binnen het team kunnen voordoen; zijn uitspraak is bindend.
3. De teamleider is gehouden de taken welke het wedstrijdreglement van de Limburgse Schaakbond c.q. de Koninklijke Nederlandse Schaakbond hem als zodanig oplegt, naar beste vermogen uit te voeren.
ONKOSTENVERGOEDINGEN.
Artikel 14.
1. Alle kosten, welke een lid van de vereniging noodzakelijkerwijze moet maken voor het behoorlijk uitvoeren van een reglementair op hem rustende taak, komen ten laste van de vereniging.
2. Indien door leden van de vereniging in teamverband wordt deelgenomen aan wedstrijden die buiten de gemeente Heerlen plaatsvinden, kan per team aan ten hoogste twee leden een autokostenvergoeding worden toegekend, mits zij op verzoek van de betrokken teamleider hun auto voor het vervoer van de overige teamleden ter beschikking hebben gesteld. Het bestuur stelt de vergoeding vast.
ONVOORZIENE GEVALLEN.
Artikel 15.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Op beslissingen van het bestuur is beroep mogelijk bij de algemene vergadering.
SLOTBEPALING.
Artikel 16.
Door het aannemen van dit Huishoudelijk Reglement zijn alle eerdere versies vervallen.
Datum vaststelling:
Door het bestuur: 1 december 2023
Door de algemene ledenvergadering: 13 september 2024